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Wir im Quartier

So geht Vermietung bei VIVAWEST

Die Arbeit der Vermieterinnen und Vermieter gehört zum Kerngeschäft von VIVAWEST. Was ihren Job ausmacht, hat sich Kommunikations-Trainee Zoey Marie Skopek ganz genau angeschaut. Im Rahmen ihres zweijährigen Traineeprogramms bei VIVAWEST hat sie auch 2 Monate in verschiedenen Kundencentern verbracht und hat selbst einige Wohnungen vermietet.

Am 2. September 2020 startete für Zoey Marie Skopek der erste Tag im Kundencenter Emscher-Lippe in Bottrop mit einem großen Sprung ins kalte Wasser: Etwa 30 Minuten nach der Vorstellungsrunde und einer qualifizierten Einführung lagen die ersten Wohnungsschlüssel auf dem Schreibtisch der 25-Jährigen. Ihre Aufgabe war es nun, diese Wohnung zu vermieten.

Erzählen Sie mal, Frau Skopek, wie läuft ein Ent- und Vermietungsprozess bei VIVAWEST ab?

Bevor ein Vermietungsprozess starten kann, erhält VIVAWEST eine schriftliche Kündigung der Vor-Mieter. Die Kündigung wird an die Vermieterinnen und Vermieter weitergeleitet. Daraufhin wird Kontakt zu den Mietern aufgenommen, um einen Vorabnahmetermin zu vereinbaren. Dieser Termin ist sehr wichtig, damit man sich ein genaues Bild vom Zustand der Wohnung machen kann: Was muss gegebenenfalls erneuert werden? Sind alle Türen intakt? Wie ist der technische Zustand der Wohnung? Außerdem sollte die Wohnung bei Auszug wieder in ihren Ursprungszustand versetzt werden. Das bedeutet in der Regel: Weiße Decken und Wände, Oberböden müssen entfernt und die Wohnung muss zum Endabnahmetermin besenrein übergeben werden. All das wird bei der Vorabnahme besprochen und normalerweise auch so umgesetzt. Beim Endabnahmetermin wird alles genaustens dokumentiert und wir bekommen schlussendlich die Schlüssel zurück. Und eben solch einen Schlüsselbund hatte ich bei mir auf dem Schreibtisch liegen.

Und was passiert anschließend mit dem Schlüsselbund?

Mit Schlüsselbund, Kamera, Block und Stift ausgestattet, machte ich mich zunächst allein auf den Weg zu meiner ersten Wohnung. Denn das Wichtigste ist, dass Wohnungssuchende unsere Wohnungen auch finden können. Dazu nutzen wir die VIVAWEST-Immobiliensuche sowie verschiedene Internetplattformen wie beispielsweise Immowelt oder eBay-Kleinanzeigen, auf denen wir die leerstehenden Wohnungen inserieren. Dafür benötigen wir Fotos und Grundrisse.

Wie sahen dann die Vorbereitungen für die Leerstands-Wohnung aus?

Angekommen an der genannten Adresse in Bottrop erwartete mich eine wunderschöne, helle und renovierte Wohnung im 2. Obergeschoss. Die Fotos waren schnell gemacht, der Grundriss aufgrund meiner Zeichenkünste nicht ganz so schnell, aber immerhin ausreichend, sodass eine Agentur auf dieser Grundlage einen ansprechenden Grundriss erstellen konnte. Nach einer kurzen Einführung in das Vermarktungstool konnte ich nun meine erste Wohnung online inserieren. Neben den einladenden Fotos und dem Grundriss durfte ein ansprechender Text, der sowohl das Objekt als auch die Umgebung beschreibt, selbstverständlich nicht fehlen.

Wie ist Ihr Eindruck? Melden sich viele Interessentinnen und Interessenten auf eine Wohnung?

Ja, definitiv! Das Interesse an unseren Wohnungen ist sehr groß: Bereits am nächsten Arbeitstag erwarteten mich zehn Anrufe in Abwesenheit und rund 20 schriftliche Bewerbungen auf die Wohnung in Bottrop.

Wie geht man mit so vielen Anfragen um und wie findet man geeignete Interessenten ?

Im Laufe der Zeit entwickelt man ein Fingerspitzengefühl dafür, welche Interessenten zu der angebotenen Wohnung passen könnten. Für ein älteres Paar ist zum Beispiel eine Wohnung im 2. Obergeschoss ohne Aufzug eher ungeeignet, da schon nach kurzer Zeit das Treppenhaus zu einem großen Problem werden kann. VIVAWEST ist an langfristigen Mietverhältnissen interessiert, daher ist es wichtig, dass wir zunächst ein Telefonat mit den Interessenten führen und diese dann anschließend auch persönlich kennenlernen – so erklärte es mir vorab eine erfahrene Kollegin.

Telefonisch klopfte ich dann die ersten wichtigen Fragen ab: Warum zieht der Interessent um? Ist der Interessent berufstätig und mit wie vielen Personen möchte er einziehen? Mit Hilfe meiner Kollegin konnte ich die Anfragen so filtern und Interessenten zu einem Besichtigungstermin einladen.

Wie läuft  ein Besichtigungstermin in Zeiten von Corona ab?

Per SMS bekommen die Interessenten am Tag des Besichtigungstermins noch einmal eine Erinnerung mit der Wohnungsanschrift und allen notwendigen Informationen zur Corona-Schutzverordnung. Ein persönliches Kennenlernen ist in Corona-Zeiten nicht so leicht, aber für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kundenkontakt unumgänglich: Wohnen ist ein Vertrauensverhältnis zwischen Mietern und Vermietern. Wir möchten, dass sich unsere Mieterinnen und Mieter bei uns zuhause fühlen.

Waren Sie bei Ihrer ersten Wohnungsbesichtigung sehr aufgeregt?

„Mit Mund- und Nasenschutz stand mir ein junger, sympathischer Mann gegenüber, der es mir leicht machte, die Wohnung zu präsentieren. Daher verflog meine Nervosität zum Glück sehr schnell. Neben meinem einstudierten Anfangssatz „Hier ist das Wohnzimmer, hier die Küche und hier das Badezimmer“, hatte ich während meines Einsatzes in den Kundencentern bereits vieles lernen können und konnte mein Gespräch mit Informationen rund um die Themen Kabelanschluss, Kundenportal und digitaler Mietvertrag anreichern. Fazit des Interessenten zum Besichtigungstermin: Schockverliebt – selbstverständlich in die Wohnung. Da der positive Eindruck von der Wohnung glücklicherweise auch noch am nächsten Morgen anhielt, die Schufa einwandfrei war und der junge Mann zur Hausgemeinschaft passte, kam es schnell zu einem digitalen Mietvertrag.

Mit viel Unterstützung und wichtigen Erfahrungswerten des gesamten Teams im Kundencenter Emscher-Lippe konnte ich erfolgreich meine erste Wohnung vermieten. Wer allerdings denkt, dass meine Vermietungsarbeit damit erledigt war, der irrt: Am gleichen Tag hatte ich sieben neue Schlüsselbunde auf meinem Schreibtisch liegen.“

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